Hat Ihnen die jüngste Corona-Krise die Bedeutung der Krisenkommunikation vor Augen geführt? Ist Ihnen auch aufgefallen, dass ohne einen präzisen Plan das Chaos ausbricht? Kein Problem! Jeder Fußballverein, Schwimmverein, Handballverein, ... wird es irgendwann erleben. Es ist unvermeidlich. Sie können sich aber darauf vorbereiten, um im Chaos etwas zum Festhalten zu haben.
1) Ein strukturierter Plan
Um den Überblick zu behalten und nicht wie ein kopfloses Huhn zu handeln, ist ein Krisenkommunikationsplan ein Muss. Wie werde ich kommunizieren? Wer muss was wissen? Welche Kommunikationskanäle nutze ich? Der "Tonfall"? Diese Dinge stehen alle in Ihrem Plan. Der große Vorteil? Diese Dinge sind bereits im Voraus entschieden worden, so dass sie nicht überstürzt werden.
2) Der richtige Kommunikationskanal
Wie gerade erwähnt, ist dies eines der entscheidenden Elemente in Ihrem Plan. Bei der Krisenkommunikation müssen Sie immer folgende Dinge im Auge behalten: Wie erreiche ich schnell die richtige Zielgruppe? Schnelligkeit ist wichtig, denn Sie wollen, dass Ihre Informationen schnell die richtige Person erreichen. Deshalb ist die klassische Textnachricht die stärkste Waffe in Krisen.
Eine Textnachricht wird in 99% der Fälle innerhalb von 15 Minuten gelesen. Deshalb müssen Sie sich genau überlegen, wie Sie sie einsetzen wollen. So sehen es unsere Smstools-Spezialisten.
Eine Textnachricht ist nicht geeignet, um viele Informationen zu kommunizieren, da eine Textnachricht auf maximal 160 Zeichen begrenzt ist. Daher sollten Sie diese Stärken von Textnachrichten im Auge behalten.
Stärken:
- Schnell
- Zuverlässig
- Einfach
- Personalisiert
- Große Gruppen
- Bote
Diese Stärken sprechen alle für sich. Dennoch möchte ich "Messenger" ein wenig näher erläutern. Textnachrichten sind aufgrund ihrer immensen Öffnungsrate der schnellste und zuverlässigste Kommunikationskanal. Sie können auf beiden Ohren schlafen. Ihre Textnachricht erreicht Ihre Zielgruppe in kürzester Zeit. Nun kommt es darauf an, was Sie darin kommunizieren. Ich gebe Ihnen ein Beispiel.
Beispiel:
In Ihrem Sportverein ist leider eine Covid-19-Infektion festgestellt worden. Nun müssen Sie so schnell wie möglich alle Beteiligten über diesen Vorfall informieren, um weitere Ansteckungen zu verhindern. Dazu nutzen Sie am besten 2 Kommunikationskanäle. Eine Textnachricht und z.B. die Website oder Facebook-Seite Ihres Vereins.
Mit einer Textnachricht informieren Sie die Beteiligten schnell über die veränderte Situation. Sie können in Ihrer Textnachricht auf die Website verweisen, um die detaillierten und eventuell verschärften Maßnahmen zu finden.
Auf diese Weise spielen Sie die Stärken jedes Kommunikationskanals aus. Die SMS ist schnell am Ort des Geschehens und informiert den Empfänger darüber, dass sich die Situation geändert hat und dass weitere Informationen auf der Website zu finden sind. Sie können sogar die URL der Webseite in die Textnachricht aufnehmen. Auf diese Weise kann der Empfänger die Informationen sofort abrufen.
3) Verstehen Sie die Situation/Richtigkeit der Information
Dies ist von entscheidender Bedeutung. Sie müssen zuallererst sicherstellen, dass Sie die Krise selbst verstehen, bevor Sie mit der Kommunikation beginnen. Eine spätere Widerlegung einer Nachricht ist nicht nur schlecht für Ihren Ruf, sondern beeinträchtigt auch Ihre Glaubwürdigkeit. Außerdem schafft es Unklarheit bei den Empfängern.
Halten Sie daher immer Ihren Krisenkommunikationsplan bereit, versammeln Sie alle Beteiligten, um den Plan durchzugehen und passen Sie ihn an die aktuelle Situation an. Nur wenn Sie sich der Krise von vielen Seiten nähern, erhalten Sie einen besseren Gesamtüberblick über das Problem. Auf diese Weise können Sie die Situation besser einschätzen und auch nach außen hin klar kommunizieren.
Fazit:
Ein Krisenkommunikationsplan ist die Grundlage für eine klare und einheitliche Kommunikation in Krisensituationen. Es ist schön, dass Sie auf einen durchdachten Plan zurückgreifen können. Er muss nur noch an die aktuelle Situation angepasst werden, um effektiv zu kommunizieren. Darüber hinaus ist die Bestimmung des richtigen Kommunikationskanals vielleicht das Wichtigste. In Krisenzeiten kommt es auf Schnelligkeit an. Es wäre hilfreich, wenn Sie sicher wären, dass die Empfänger schnell informiert werden. Spielen Sie daher jeden Kommunikationskanal entsprechend seiner Stärke aus. So können Sie zu 100 % sicher sein, dass die richtigen Informationen den Betroffenen rechtzeitig erreichen.
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